Aujourd’hui, à l’heure du tout numérique et dans un souci de réduire l’usage du papier voire de ne plus en utiliser du tout, les entreprises souhaitent de plus en plus mettre en place des solutions qui leur permettent d’avoir accès facilement à leurs documents de travail et gagner ainsi en productivité. Pour cela, la Gestion Électronique des Documents (GED) prend tout son sens. Mais l’utilité de la GED ne se limite pas à ce seul usage. Maintenant qu’on a dit cela, on va essayer de vous en dire un peu plus sur la GED et comment elle est en mesure d’optimiser tous les processus métiers des sociétés.
À quoi sert la GED (gestion électronique des documents) ?
La GED est un outil numérique ou logiciel informatisé dont le but est de faciliter le travail des employés d’une entreprise. Grâce à la GED, la société ciblée gagne en compétitivité car le personnel perd moins de temps dans la gestion administrative des documents. La GED permet également de faire des économies importantes puisque l’impression de documents en papier tend à devenir proche de zéro. La GED a donc un impact sur l’activité (temps de travail optimisé) et les finances (économies réalisées) d’une entreprise.
La GED s’articule autour de quatre axes principaux :
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L’acquisition
Les documents vont être intégrés dans le système informatique. Il existe plusieurs façons de procéder.
- La numérisation qui va permettre de passer d’un document papier à un document électronique.
- L’apport d’un document électronique déjà existant.
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La classification
La GED va permettre de regrouper les informations numériquement et de les traiter plus facilement. Ainsi, l’information à traiter sera organisée suivants des domaines d’activité précis et pré déterminés. Puis classée en dossiers (thèmes) et sous dossiers (sous thèmes) qui s’avéreront très utiles au moment de la recherche d’un document. Cette étape est le point de départ nécessaire à la bonne organisation d’une entreprise.
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L’archivage
Une fois que les documents sont classés, vient le temps de l’archivage d’un document. La GED permet qu’un document ne soit pas figé à un seul endroit comme il pourrait l’être sous un format papier. Un même document peut renvoyer à plusieurs mots-clés qui faciliteront sa recherche.
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La recherche et la diffusion de documents
Si les étapes précédentes ont bien été exécutées, c’est alors que la GED entre pleinement en action. Un peu comme avec un moteur de recherche les usagers du logiciel vont entrer des mots-clés qui vont leur permettre de retrouver l’information. La diffusion de l’information d’un document devient immédiate. Plus besoin de chercher l’information dans un tiroir de bureau, au fin fond d’une étagère ou de se déplacer pour trouver le document voulu.
Un accès aux informations facilité
En ces temps de pandémie mondiale où les déplacements deviennent difficiles, où le télétravail est nécessaire, la GED prend toute son ampleur. La GED permet un accès aux informations sans être sur un lieu précis. Les outils modernes de communication permettent de se connecter à distance depuis son ordinateur, sa tablette ou même son téléphone. Le transfert des données peut s’effectuer plus rapidement.
Une meilleure sécurisation des données
La GED permet de sécuriser les données, de ne pas perdre des contenus pour diverses raisons (incendie, erreur humaine, etc.). La GED permet de limiter l’accès à des documents confidentiels. Ainsi, chaque service n’a pas forcément accès à toutes les données car elles n’entrent pas dans leur domaine de compétence. La sécurisation apportée peut empêcher le vol d’informations ou de documents.
Une centralisation des informations en un seul endroit
La GED permet surtout de centraliser les informations en un seul endroit. Tout le monde peut consulter le même document ou plusieurs, au même moment s’il le désire. Plus besoin de courir de services en services pour trouver ce dont on a besoin.
